CASOS DE ÉXITO DE WFC
Automatización de presupuestos con RPA, iPaaS e IA
Sector
Fabricación y exportación de muebles
Cliente
Empresa española (confidencial bajo NDA)
Realización
Año 2024
NECESIDADES DE LA EMPRESA
Ineficiencias en el proceso de cotización
Nos enfrentábamos a varios problemas en el proceso de presupuestación tanto a clientes B2B como B2C.
Gestionábamos múltiples bases de datos de proveedores, lo que complicaba la consolidación de información precisa. Además, los requerimientos de los clientes eran muy variados, y muchos elementos no estaban actualizados en nuestro ERP.
Dependíamos también de hojas de cálculo alojadas en nuestros servidores, lo que requería revisiones manuales frecuentes.
Este proceso provocaba retrasos y errores, dificultando la entrega de presupuestos en un corto espacio de tiempo, siendo este proceso uno de nuestros cuellos de botella.
De media, necesitábamos dos (2) horas para generar cada presupuesto, y cuatro (4) personas del departamento de administración dedicaban el 80% de su tiempo a esta tarea. Esta carga afectaba nuestra eficiencia y productividad, retrasando otras actividades clave del equipo y mermando nuestra rentabilidad
Servicio Requerido
Objetivo general
Métricas de control
Plazo de ejecución
ANÁLISIS DE REQUISITOS
Evaluando las necesidades del cliente
Realizamos un análisis exhaustivo de los requisitos del cliente, a fin de optimizar su proceso de presupuestación.
Identificamos la necesidad de integrar múltiples bases de datos de proveedores y automatizar el acceso a las hojas de cálculo en la nube, además de la falta de actualización en su ERP. Para ello, propusimos implementar RPA para automatizar tareas repetitivas, iPaaS para integrar los diferentes sistemas y datos, e IA para optimizar la toma de decisiones en la creación de presupuestos.
El análisis también destacó la importancia de reducir el tiempo dedicado por el equipo administrativo a la presupuestación, que actualmente representaba un alto porcentaje de su carga de trabajo.
Nuestra solución estaba orientada a mejorar la eficiencia operativa, permitiendo que el equipo se enfocase en actividades de mayor valor, al tiempo que la automatización garantizaría una mayor precisión y velocidad en la entrega de presupuestos, resolviendo así los problemas actuales de la empresa
- Integración de múltiples bases de datos de proveedores y ERP
- Automatización de tareas repetitivas con RPA para reducir tiempos
- Uso de iPaaS para conectar sistemas y centralizar información
- Implementación de IA para optimizar decisiones y mejorar la precisión en presupuestos
RESULTADOS DEL PROYECTO
Reducción del 75% del tiempo de presupuestación
Al finalizar el proyecto, WFC logró automatizar el proceso de presupuestación de la empresa, reduciendo el tiempo de creación de cada presupuesto de dos (2) horas a solo 30 minutos.
Se integraron las bases de datos de proveedores y el ERP, eliminando tareas manuales y garantizando datos actualizados en tiempo real. Como resultado, el equipo administrativo pudo liberar el 60% de su carga de trabajo para otras funciones.
Los KPIs clave fueron la reducción del tiempo de presupuestación en un 75%, aumentando la eficiencia operativa y mejorando la precisión en un 90%.
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